Así puedes organizar una videollamada en Microsoft Teams

Con el teletrabajo se han multiplicado las reuniones online. Una de las herramientas más utilizadas es Microsoft Teams. Te enseñamos a usarla.

En los últimos meses, las descargas de apps de videollamadas han crecido un 128,8%. La generalización del teletrabajo no ha eliminado la necesidad de realizar reuniones: así que estas han pasado al plano virtual.

Microsoft Teams es una de las aplicaciones cuyas instalaciones se han disparado: en Estados Unidos, por ejemplo, durante el primer trimestre del año actual tuvo 3,1 millones de descargas. Y eso que son bastantes las quejas que se están recibiendo sobre el funcionamiento de la app de Microsoft Teams, por lo que se recomienda utilizar directamente la versión web.

Personas que nunca habían mantenido una videoconferencia han aprendido su uso a la fuerza, y en tiempo récord. Para los que aún tengan dudas, os explicamos cómo funciona Microsoft Teams.

Tutorial para hacer videollamadas en Microsoft Teams

Toda la información que mostraremos se ha extraído, directamente, de la página de ayuda oficial de Microsoft y está enfocada a usar Microsoft Teams en su versión web.

Si estás al frente de una organización y, habitualmente, vas a trabajar con el mismo grupo de personas, hay dos conceptos de Teams con los que debes familiarizarse:

• Equipo: es un grupo de personas que se unen para tratar de hacer algo de envergadura en su organización. En ocasiones, se trata de la organización completa.
• Canales: los equipos se componen de canales, que son las conversaciones que se mantienen con los compañeros de equipo. Cada canal se dedica a algo concreto, ya sea un tema, un departamento o un proyecto.

¿Cómo crear un equipo en Microsoft Teams?

1. Seleccione ‘Equipos’ – ‘Unirse o crear un equipo’.Es aquí donde podrá crear su propio equipo o descubrir otros que ya existan.
2. Seleccione ‘Crear un nuevo equipo’ y haga click en ‘Crear un equipo desde cero’, o bien, seleccione ‘Crear desde…’ para crear un equipo completamente nuevo o para crearlo a partir de un grupo existente, respectivamente.
3. Seleccione ‘Privado’, si quiere que los usuarios soliciten permiso para unirse, o seleccione ‘Público’, si quiere que cualquier persona de su organización pueda unirse.
4. Asigne un nombre al equipo y agregue una pequeña descripción si lo desea.
5. Seleccione ‘Crear’.
6. Agregue los miembros. Puede agregar contactos, grupos o incluso grupos completos de contactos. Si tienes que añadir a alguien que no pertenece a su organización, usa su dirección de correo electrónico para invitarlo como invitado. Agregue un nombre para mostrar que sea fácil de recordar para esa persona también.
7. Cuando termine de agregar miembros, seleccione ‘Agregar’ y después ‘Cerrar’.

¿Cómo crear un canal en Microsoft Teams?

De forma predeterminada, cada equipo tiene un canal general, que es el canal adecuado para anuncios e información que necesita todo el equipo. Para agregar más canales:

1. Seleccione ‘Más opciones…’ junto al nombre del equipo.
2. Seleccione ‘Agregar canal’.
3. Escriba un nombre y una descripción para el canal. Puede crear un canal en torno a un tema, un proyecto, un nombre de departamento o lo que desee.
4. Seleccione ‘Mostrar automáticamente este canal en la lista de canales de todos’, si quiere que este canal pueda verse automáticamente en la lista de canales de todos.
5. Seleccione ‘Agregar’.

¿Cómo programar una reunión en Microsoft Teams e invitar a personas?

Su calendario en Teams está conectado a su calendario de Exchange. En otras palabras, cuando programe una reunión en Outlook, se mostrará en Teams, y viceversa. Todas las reuniones programadas en Teams se convierten automáticamente en una reunión en línea. Estos son los pasos para programar una reunión en Microsoft Temas desde Outlook:

• Abra Outlook y cambie a la vista de calendario. Haga click en ‘Nueva reunión de Teams’ en la parte superior de la vista.
• Agregue sus invitados al campo ‘Para’, incluso puede invitar a grupos enteros de contactos (anteriormente conocidos como listas de distribución). Agregue el asunto, la ubicación, la hora de inicio y la hora de finalización de la reunión. Después, haga click en ‘Enviar’.
• También puede invitar a usuarios ajenos a la organización a través de Outlook. Sólo tiene que asegurarse de agregarlos como invitados antes de que se inicie la reunión o tendrán que unirse de forma anónima.

Para programar una reunión en Teams sin Outlook:

• Seleccione ‘Programar una reunión’ en un chat (debajo del cuadro donde escribe un nuevo mensaje) para reservar una reunión con las personas del chat.
• Vaya a ‘Calendario’, en la parte izquierda, y seleccione ‘Nueva reunión’ en la esquina superior derecha.
• Seleccione un intervalo de tiempo en el calendario. Se abrirá un formulario de programación.

En el formulario ‘Programación’ se proporciona el título de la reunión, se invita a personas y se agregan los detalles de la reunión. Use el ‘Asistente para programación’ para encontrar una hora adecuada para todos.

Si quiere invitar a personas ajenas a la organización:

• Vaya donde aparece ‘Agregue los asistentes necesarios’. Si alguien es un asistente opcional, seleccione ‘Opcional’ en su lugar.
• Escriba la dirección de correo electrónico completa de la persona.
• Seleccione ‘Invitar’. Recibirán un correo electrónico con un vínculo a la reunión.

Invitar a personas en mitad de una reunión de Teams:

• Seleccione ‘Mostrar participantes’ en los controles de la reunión para ver las personas invitadas, pero que todavía no se han unido.
• Para pedirle a alguien, que haya sido invitado, que se una a la reunión, seleccione su nombre – ‘Más opciones’ – ‘Solicitar que se una’.

También puede escribir el nombre o el número de teléfono de una persona en el cuadro de búsqueda para agregar a alguien que no fue invitado anteriormente.

Así se graba una reunión en Microsoft Teams

Tiene la opción de grabar la reunión para, ulteriormente, poder repasar lo comentado en ella. Ha de hacerlo así:

1. Inicie una reunión o únase a ella.
2. Para iniciar la grabación, vaya a controles de la reunión y seleccione ‘Más opciones’ – ‘Iniciar la grabación’. Todas las personas de la reunión reciben una notificación de que la grabación se ha iniciado. La notificación de reunión también se publica en el historial de chat.
3. Para detener la grabación, vaya a controles de la reunión y seleccione ‘Más opciones’ – ‘Detener la grabación’.

La grabación se procesa (lo que puede tardar unos minutos), se guardará en Microsoft Stream y después estará lista para su reproducción. La persona que ha iniciado la grabación recibe un correo electrónico de Microsoft Stream cuando la grabación está disponible. También se muestra en el chat de la reunión, o en el canal, si se realizó en uno.

Fuente: https://www.20minutos.es/noticia/4257164/0/asi-puedes-organizar-una-videollamada-en-microsoft-teams/

Autor: ÓSCAR FERNÁNDEZ