La administración del tiempo

¿Qué es administrar el tiempo?, ¿tiene algo que ver con el diseño? Podemos creer que no se relacionan directamente estos conceptos, pero,  es todo lo contrario. El diseño se rige a través de una “línea de tiempo” y está determinada por la afamada deadline.

Administrar el tiempo es aprender a gestionarlo para aprovecharlo al máximo. La planeación es la base, debemos dividir, jerarquizar las actividades, los procesos. En nuestro caso el proceso creativo suele ser extenso, por lo tanto debemos planearlo eficazmente.

Todo ese proceso creativo va desde juntas, pláticas, brainstorming, pruebas, proyección de la idea, revisión, presentación, aprobación, producción… etc. Podemos decir que son distintas etapas que se van puliendo hasta llegar al objetivo y todas deben organizarse conforme a una sola fecha de entrega, que básicamente está agendada y pactada.

El diseño debe avanzar a contracorriente, administrarse en recursos, así mismo siempre habrá que visualizarlo con una perspectiva futura o efímera.

Acá unos consejos que puede ayudar a administrar o gestionar el tiempo:

• Utilizar una agenda.

Con una agenda podemos planear las etapas de los proyectos. Es importante que organicemos nuestro trabajo bajo un esquema calendarizado y respetarlo puntualmente, esto es sinónimo de credibilidad.

• Optimizar, con las nuevas tecnologías.

Por ejemplo, si la imprenta está en otra ciudad, es mejor subir los archivos “a la nube” o a un FTP y desde ahí el impresor pueda bajarlos para empezar con la revisión y producción. La ventaja es que se puede trabajar a “distancia” de manera muy práctica. Imaginemos, qué tal si queremos hacer una presentación pero el cliente está en otro país y en ese momento no podemos viajar, ¡fácil! una teleconferencia puede ser una solución que optimiza tiempo y dinero. Hay muchas formas de apoyarnos de estas nuevas tecnologías y software que van apareciendo. El punto es también irlas adaptando a nuestra forma de trabajo.

• No obviar el correo electrónico.

La herramienta del correo es básica, si la percibimos útil, minimiza o ahorra juntas que a veces no son necesarias. Un correo con nuestra propuesta de diseño y a los cinco minutos podemos recibir la autorización o especificaciones con algún cambio, sin tener que salir del estudio u oficina. La ventaja es que es un canal de comunicación que también nos brinda credibilidad, confianza, e igual nos ayuda a agilizar todo nuestro proceso.

• Enfocarnos.

Todo se puede, pero, sabiendo gestionar y en ocasiones evitando distractores externos. Si queremos ser eficientes, no hay que desviarnos del objetivo, es muy fácil perder la concentración… hay que enfocarnos. Si jerarquizamos bien todo avanzará y habremos de cumplir con el deadline.

Lo importante es que utilicemos de forma efectiva (y creativa) los recursos que están a nuestro alcance, para ser más productivos.

Ustedes ¿Qué opinan? ¿cómo administran su tiempo?